棚卸しに一日かかるのは、当日の段取りが悪いからではない

棚卸しの日になると、朝から社内を回って、棚や倉庫の中身を一つずつ確かめる。パソコン、モニター、工具、カメラ、什器。点数が多ければ、一日がかりになるのも無理はありません。

でも、時間がかかる原因は、当日の段取りだけではないはずです。棚卸しが大変になる会社には、だいたい共通した事情があります。

棚卸しの日に困ることは、その前から始まっている

棚卸しでやること自体はシンプルです。台帳を見て、現物を確かめ、合わないものを洗い出し、台帳を直す。ただ、いざ始めると想像以上に手が止まるのは、日頃の管理のずれが一気に表に出るからです。

台帳が、棚卸しのときしか更新されていない。 買ったものを登録するのも、処分したものを消すのも後回し。そのまま半年、一年と経つと、棚卸しは確認作業ではなく、台帳を作り直す作業になります。

備品は動いているのに、台帳には最初の置き場所しか書かれていない。 備品は貸し出されたり、誰かが持ち出したり、別の拠点に移されたりします。棚にない備品を見つけたとき、それが紛失なのか、誰かが使っているだけなのか。台帳だけでは分からず、そこで確認作業が止まります。

現場で確認して、あとから転記している。 紙にチェックを付けて、デスクに戻ってからExcelへ入力する。この往復は意外と時間を取りますし、入力漏れや転記ミスも起きます。

人を増やせば早く終わるように見えますが、速くなるのは現物を数える部分だけです。台帳のずれを直したり、見つからないものの所在を追ったりする時間は、人数を増やしてもあまり減りません。

当日を楽にするために、先に片付けておくこと

棚卸し当日は、できるだけ「あるか、ないか」を確認する日にしたいものです。そのために、始める前に次の4つを済ませておきます。

• 台帳の整理。未登録の新規備品を登録し、廃棄済みを外す

• 対象範囲の確定。どのエリア・カテゴリまでを今回見るか決める

• 貸出中リストの用意。現場にないと分かっているものを先に切り分ける

• 確認基準の共有。何をもって「確認できた」とするかを揃える

この中では、確認基準を揃えることが案外大事です。「箱が棚にあれば確認済みとする」のか、「開けて中身まで見る」のか。人によって判断が違うと、同じ棚卸しをしても結果がそろいません。

見つからないものを、その場で探さない

棚卸しが長引くきっかけは、備品が1点見つからないことです。その場で全員が探し始めると、他の確認も止まってしまいます。

見つからないものは、まず「未確認」として記録し、探すのは後に回します。全エリアを確認し終えてから未確認の一覧を見れば、「それなら先週Aさんが持ち出していたかも」といった情報が集まりやすくなります。実際に探すべきものも、そこで絞れてきます。

棚卸しの日に差異をきちんと洗い出せたなら、まずは十分です。その日のうちにすべてを見つけようとして、全体が止まるほうがもったいありません。

今回は、事前準備と、見つからない備品の扱い方に絞ってご紹介しました。エリアの分担、スキャンによるその場での記録、対象を分けて定期的に棚卸しする方法や、紙・Excel・バーコード／QR・専用システムの違いについては、以下の記事にまとめています。

備品の棚卸しを効率化する5つの方法｜やり方の基本から手法の比較まで https://werp.in/lp/blog/stocktake-efficiency-tips

Werp™では、備品をスキャンしながら棚卸しを進められます。差異レポートやカバレッジ率も、その場で確認できます。 https://werp.in/